Seguro que en alguna ocasión has sentido que perdías el tiempo una y otra vez realizando la misma tarea sin descanso. A mi me ocurre frecuentemente cuando me siento a contestar emails. Se pasan las horas y me da la sensación de que podía haber estado haciendo algo mucho más productivo.
Hay herramientas que te facilitan la vida y te ayudan, sobre todo al principio, a hacer más llevadero eso de ser hombre/mujer orquesta o persona multitarea.
Primero déjame decirte que para gestionar todos mis emails uso Gmail. Tanto para los personales que me llegan a una cuenta básica acabada en @gmail.com como para los de empresa en los que uso el dominio correspondiente pero que llegan al mismo buzón. Ten en cuenta que para hacer esto último tienes que darte de alta en G Suite que es el paquete que ofrece Google para empresas, puedes obtener más información desde aquí. Para mi es imprescindible en mi día a día y sólo me cuesta 3€ al mes!

Primera recomendación – Respuestas Estándar

A lo que íbamos. La primera herramienta que te quiero recomendar es «Respuestas Estándar» que, desde mi punto de vista, está fatal nombrada pero es absolutamente genial. Lo que hace es permitirte guardar el contenido de los emails que envías una y otra vez y copiarlos cuando te haga falta.
¿Cómo funciona? Tienes que entrar en tu cuenta de Gmail y verás que arriba a la derecha hay una rueda dentada sobre la que puedes pinchar. En el desplegable que se abre haz click en «configuración».
Una vez que estés en la ventana de configuración tienes que elegir la opción «Labs» del menú superior y enseguida verás que aparece «Respuestas estándar». Por defecto está inhabilitada y lo que tienes que hacer es habilitarla y pinchar en el botón correspondiente para guardar cambios.
Ahora ponte a escribir un nuevo email, no hace falta que pongas destinatario. Simplemente redacta algo que uses una y otra vez. Una vez hayas acabado verás que abajo a la derecha hay una flecha pequeñita en la que, al hacer click, se despliegan opciones. Nosotros queremos «Respuestas Estándar» y luego «Nueva respuesta prediseñada». Dale un nombre que describa lo que es y ya está!

La próxima vez que necesites responder justo eso, sólo tendrás que crear un nuevo mail, poner el destinatario y, en la misma flecha ir a «Respuestas estándar» y elegir la que mejor te convenga. Bingo! En un par de segundos acabas el trabajo que te hubiera llevado unos cuantos minutos.
Por cierto, si prefieres escucharme puedes hacerlo desde el reproductor que está justo debajo o suscribiéndote de forma gratuita a «Cómo comenzar a vender online» a través de iTunes.

Segunda recomendación – Boomerang

La segunda herramienta es un añadido a Gmail que te permite programar correos. Te cuento de qué va.
Sólo tienes que entrar en su web y hacer click en el botón rojo de instalar. A partir de ese momento tendrás varias opciones. La que más uso yo es la que me permite enviar un correo que estoy escribiendo a una hora y día determinado sin necesidad de hacerlo ahora mismo. Esto me es muy útil cuando, como me pasa a veces, estoy contestando a cualquier cosa a las 2 de la mañana. La verdad es que queda fatal de cara a un cliente que la respuesta llegue a esas horas, parece poco serio y profesional.
¿Qué hago? Escribo cuando puedo y le pido a Boomerang que me lo envíe el siguiente día laborable a las 9 de la mañana por ejemplo. Solamente tienes que hacer click en el botón rojo que aparece abajo del mensaje que estás escribiendo y elegir la fecha y hora que te convenga.

Además también te permite realizar un seguimiento sobre los correos enviados, es decir saber si la persona lo ha recibido, abierto, o hecho click en algún enlace. Eso sí, ten en cuenta que si activas esta opción el destinatario verá un pequeño mensaje al final del correo en el que se le avisará de que se está realizando un seguimiento y dándole la opción de desactivarlo. Vamos, que si la otra persona no quiere, no verás nada.
En el momento en el que se realice la acción recibirás un aviso en tu buzón. Para activarlo sólo tienes que hacer click en el sobre azul con una interrogación que hay al final de la ventana del mensaje y ya está.
Por último puedes pedirle que vuelva a enviar el correo si el destinatario no lo ha abierto, o hecho click, o respondido (a tu elección) eligiendo el tiempo que quieres dejar pasar antes de hacerlo. Sólo tienes que marcar la casilla correspondiente.

Cómo ves son herramientas poderosas que te pueden ayudar muchísimo a ganar tiempo en tu día a día. ¿Las conocías? ¿Las usabas?